কিভাবে চাকুরীর জন্য কভার লেটার লিখবেন?

চাকুরীর আবেদন করার সময় একটি কভার লেটার লিখতে হয়। অনেকেই কভার লেটার ভাল করে উপস্থাপন করতে পারেন না। যারা পারেন না তাদের জন্য আজকে কিছু পরামর্শ দিতে এলাম। চাকুরীর জন্য কভার লেটার লিখতে হলে এসব নীয়মের কাছাকাছি কিছু একটা থাকা চাই। তা না হলে কভার লেটার দেখেই নিয়োগকর্তা আপনাকে ঝুড়িতে ফেলে দিতে পারেন। আপনাকে মানে, আপনার আবেদনপত্রকে।

অনেকেই ধারনা করতে পারেন যে আপনি অনেক ভেবে একটি সুন্দর কভার লেটার লিখবেন তা চাকুরীদাতা বা সেই প্রতিষ্ঠান সত্যিই পড়বে তো? হ্যাঁ, এটা একটা গুরুত্বপূর্ন ব্যাপার, সব কভার লেটার কিংবা সব সিভি এখন আর সবাই পড়ে দেখেন না। তার কারন হচ্ছে অনেক বেশি আবেদন। এখন পড়ে দেখা হয় শুধু আকর্ষনীয় আর স্মার্ট সিভি এবং কভার লেটার। যা চোখে পড়লেই আপনি পেতে পারেন সাক্ষাৎকারের জন্য প্রস্তাবনা।

আশাকরি, এখন থেকে যে কোন কোম্পানীতে আবেদন পাঠালেই আপনার সিভি পড়ে দেখা হবে, যদি আপনি অন্তত বেসিক নীয়ম অনুসরণ করেন।

চাকুরীর জন্য কভার লেটার লিখুন তবে সিভির কোন অংশ পূনরাবৃতি যেন না হয়

অনেকেই কভার লেটার লিখেন এভাবে, “আমি কোম্পানীর বিক্রয় ডিপার্টমেন্টের প্রধান হিসেবে আছি বা ছিলাম”। যদি আপনি খেয়াল করেন তবে দেখবেন এধরনের কথা আমরা সিভির ক্যারিয়ার অবজেক্টিব বা অভিজ্ঞতার মধ্যে লিখে থাকি। এটা আবার এখানে বলার কোন মানে নেই। কভার লেটার লিখার সময় আপনি অনেক স্বাধীনতা নিতে পারে্ন। আপনি আরো বিস্তারিত লিখে দৃষ্টি আকর্ষনের চেষ্টা করতে পারেন। যেমন, “আমি কোম্পানীর বিক্রয় ডিপার্টমেন্টে থাকাকালীন অনেক ক্রেজি/বিরক্তিকর কাষ্টমার দেখেছি, তাদের ম্যানেজ করেছি খুব কৌশলে। অন্যরা যেসব ক্লায়েন্টকে ছেড়ে দিয়েছিলেন আমি সেসব ক্লায়েন্টকে ক্রেতা বানিয়েছি”। এতটুকু লিখলে আপনি অবশ্যই কভার লেটা্র দিয়েই মনোযোগ লুফে নিতে পারেন। অবশ্যই যে স্টেটমেন্ট বা বর্ননা আপনি দিচ্ছেন তা যেন সঠিক হয়। চাকুরীদাতা আপনার কভার লেটার পড়ার পর একবার হলেও ভাববে।

চাকুরীর জন্য কভার লেটার লেখার সময় নিজের জন্য না বলে কোম্পানীর জন্য বলুন

অনেকেই একটা বড় ভুল করেন, আবেদনকৃত পদ তার জন্য কত জরুরী কিংবা তার ক্যারিয়ারের জন্য বলেন। কিন্তু একটু ভাবুন, কোম্পানী এ তথ্য জানে, এবং পদ গুরত্বপূর্ন বলেই তারা নিয়োগের কথা ভাবছে। তাই শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত এমন কিছু লিখুন যে আপনি এই কোম্পানীতে জয়েন করলে কোম্পানী কী কী বাড়তি সুবিধা পাবে? যেমন আপনি কোম্পানীকে কোথায় নিয়ে যেতে চান, কিভাবে আপনি কোম্পানীর আগামী দিনের টার্গেট ফিলাপ করবেন এসব। পরিকল্পনা শেয়ার করতে পারেন।

যা জানেন তা ই বলুন, কভার লেটার লেখার সময় বাড়তি লেখা অনুচিত

অনেকেই নিজের মত এলোমেলো লিখে যায়, তার চেয়ে আপনি যা জানেন তার থেকে কিছু হাইলাইট করুন। অন্ততঃ কেউ যেন ভুল কিছু না বুঝে। চাকুরী সবারই দরকার, কিন্তু আপনার কভার লেটারে সেরকম কোন আকুতি মিনতি চাইপ থাকা চলবে না। বাড়তি লেখা মানেই হচ্ছে আপনার চাকুরী টা বেশি দরকার, বা আপনি বেকার আছেন।

কভার লেটার লেখার সময় শিক্ষাগত যোগ্যতা অপ্রয়োজনীয়

লিখবেন না, এটা আপনার সিভিতে লেখা হয়েছে। তাই এখানে লেখার জন্য আরো অনেক উপাদান আছে সেসব নির্বাচন করুন। বেশি মনোযোগ দিন এই কাজের সংশ্লিষ্ট কী কী আপনার অভিজ্ঞতায় আছে। কোন আলাদা প্রশিক্ষন থাকলে তার রেফারেন্স জুড়ে দিয়ে কোন প্রস্তাব করতে পারেন। যেমন আমি সাংবাদিকতার প্রশিক্ষন নিয়ে কিছুদিন লোকাল পত্রিকায় নিউজ করেছি, তাই তথ্য জোগাড় করার প্রক্রিয়া আমার জন্য অনেকটা সহজ এবং কার্যকরী। এরকম কিছু লিখে নিজেকে তুলে ধরা যেতে পারে।

নিজের সব স্কিলস লিখে জানান

সব স্কিল সম্পর্কে জানাতে পারেন, তবে কোন কাজ বা দক্ষতা না থাকলে তার জন্য দুঃখিত হবেন না। এটা দূর্বলতার প্রকাশ। কভার লেটার লিখে নিজের দূর্বলতা লিখা খুবই বাজে ব্যপার। আপনাকে মূলত নিজের সম্পর্কে পজেটিভ কিছু বলতে বলা হচ্ছে, যার জন্য নিয়োগ কর্তা আপনার জন্য অন্তত ২০ মিনিট সময় তার অফিস থেকে ব্যয় করবেন। আপনি সিলেক্টেড না হলে তার এই সময়টিও ব্যর্থ হবে।  সেদিকে খেয়াল রাখুন।

একটি গ্রহনযোগ্য বলার মত গল্প যেন থাকে আপনার কভার লেটারে

গুছিয়ে এমন ভাবে লিখুন যেন মোটামুটি গল্পের মত লাগে। তাই লেখার মানের দিকে মন দিন।

কিছু নাম্বার ব্যবহার করুন, কভার লেটারে নাম্বার গুরুত্বপূর্ন

একটি খবরে যেমন একটি ছবি অনেক কথা বলে তেমনি একটি ছোট বর্ননায় কয়েকটি নাম্বার জুড়ে দিতে পারলে তার ক্ষমতা অনেক বেড়ে যায়। ধরুন আপনি যদি সেলস এর কোন ব্যাখ্যা দিতে যান তখন একটা পরিসংখ্যান সামনে নিয়ে আসুন। গত বছর কয়টি দেশের কতজন্ ক্লায়েন্ট আপনি সাক্ষাৎ করেছেন। এভাবে যদি বলে, মোট ২৬টি দেশের ৩৫৫ জন ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করে আপনি মোট ৩০০০০ইউএস ডলার সেল করেছেন তখন একটা স্বাভাবিক অবস্থান থেকে নজর কেড়ে নেয়।

বাস্তবিক এবং মার্জিত কভার লেটার লিখুন

কভার লেটার দেখে যেন বুঝতে পারে সত্যি কথা বলছেন, কোন ফাঁকি গল্প নয়।

কভার লেটার কাউকে দিয়ে পড়িয়ে নিন

কভার লেটার লিখে কাউকে দিয়ে পড়িয়ে নিন। জানতে চান যে আপনার লেখা কভার লেটারটি আপনাকে খুব ভাল দামে বেচতে পারছে কি?

নিয়োগ কর্তার নাম লিখুন, কভার লেটার সুন্দর হয়

আপনি যাকে কভার লেটার লিখছেন তার নাম দিয়ে শুরু করতে পারেন। হ্যালো মি. টি, কিংবা হাই টি…, ইত্যাদি লিখলে মনোযোগ আকর্ষন সহজ হয়। কখনোই প্রিয় স্যার, ডিয়ার স্যার এই টাইপ লিখবেন না। Mr. Mrs. থাকলে ভাল হয়।

পুরো কভার লেটারটিকে যত সম্ভব ছোট রাখুন

কভার লেটারটি যত ছোট লেখা যায় ততই ভাল। কখনোই দীর্ঘাকার এক পৃষ্ঠার বেশি কখনোই কভার লেটার যেন না হয়।

কখনোই নিচের মত কভার লেটার লিখবেন না

একটি ভাল কভার লেটার হতে পারে নিচের মত

Dear David:

I am writing in response to the opening for xxxx, which I believe may report to you.

I can offer you seven years of experience managing communications for top-tier xxxx firms, excellent project-management skills, and a great eye for detail, all of which should make me an ideal candidate for this opening.

I have attached my résumé for your review and would welcome the chance to speak with you sometime.

Best regards,

Xxxx Xxxx

এটা নিশ্চিত নয় যে এমন কভার লেটারই সব সময় দৃষ্টি কাড়বে, তবে নিচের মত কভার লেটার

ফর্বস ম্যাগাজিনে প্রকাশিত- এই লেটার দেখুন

এছাড়াও এই কভার লেটারটি আপনাকে আরো বেশি ধারনা দিতে পারে যা অভিজ্ঞতা ছাড়াই দেখিয়েছেন তিনি।অভিজ্ঞতা ছাড়াও কিছু ভাল প্রস্তাব দেয়া যায়।

চাকুরীর জন্য কভার লেটার লিখে তা এডিট করুন

চাকুরীর জন্য কভার লেটার লেখার পর এর সব বানান এবং বাক্য ভাল করে দেখে নিন। এডিট করুন। তবে পাঠান।  চাকুরীতে আপনি জয়েন করার জন্য আপনার কত স্যালারী লাগবে তাও জানাতে পারেন, অবশ্য যদি কোম্পানী সেই তথ্য জানতে চেয়ে থাকে।