কিভাবে ইমেইল লিখে মনোযোগ আকর্ষণ করবেন?

ইমেইল লিখার উদ্ধেশ্য হল প্রাপকের প্রতি বার্তা প্রেরণ।  এই বার্তা যে কোন কিছুই হতে পারে। হতে পারে কোন শুভেচ্ছা কিংবা দু:সংবাদ। আমাদের দেশে যারা চাকুরী করেন তারা অনেকেই বিভিন্ন কাজে ইমেইল এ যোগাযোগ করেন। অথচ অনেকেই জানেন না কিভাবে একটি ইমেইল লিখে কারো মনোযোগ আকর্ষণ করা যায়।

কেন আপনি কারো মনোযোগ আকর্ষন করবেন?

[icon name=”envelope” margin=”0″ size=”200″ padding=”1″ ]জ্বি, অবশ্যই দরকার। মনেকরি আপনি একজন গুরুত্বপুর্ন ব্যক্তিকে ইমেইল করেছেন খুব গুরুত্বপুর্ন একটি কাজে। যাকে ইমেইল করেছেন তার ইনবক্সে সবসময় না পড়া শত ইমেইল জমা থাকে। এক্ষেত্রে আপনার জরুরী ইমেইল তিনি কত দিন পরে পড়বেন? ধারনা করা মুশকিল!

আবার অনেকেই আছেন যারা দিনে মাত্র একঘন্টা ইমেইল পড়েন। তারা যেসব ইমেইল জরুরী মনে করেন সেগুলোই পড়েন বাকিগুলো পড়েন না। তাই অবশ্যই একটি ইমেইল লিখে মনোযোগ আকর্ষন করতে হয়। তা না হলে দিনের পর দিন অপেক্ষা করেও কোন রিপ্লাই পাওয়া যাবে না।

ইমেইল সাবজেক্টঃ(Email Subject)  একটি ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন সব সময় প্রাপকের ইমেইল পড়ার কারন হিসেবে কাজ করে। অর্থাৎ ইমেইল ইনবক্সে আসার পর প্রথম যে তথ্য গুলি প্রাপকের দৃষ্টিগোছর হয় তার একটি হচ্ছে সাবজেক্ট। সেন্ডার কে অবশ্যই এমন একটি শব্দগুচ্ছ নির্বাচন করতে হবে যাতে সেই সাবজেক্ট লাইন দেখা মাত্র প্রাপকের পড়ার আগ্রহ বাড়ে। খুব বেশি ব্যস্ত মানুষের কাছেও তথ্য পৌছে দেয়া যায়।

ইম্পর্ট্যান্ট সিম্বলঃ (Important symbol)  চিত্রের মত ইমেইল লিখার সময় ইম্পর্ট্যান্ট সিম্বল ব্যাবহার করেও মনোযোগ আকর্ষন করা যায়। এক্ষেত্রে ইমেইল প্রাপকের ইনবক্সে একটি ! চিহ্ন দেখায়, যার ফলে সেই ইমেইল কে গুরুত্বপুর্ন হিসেবেই ধরা হয়। তবে সত্যিকারের গুরত্বহীন কোন ইমেইলে এই চিহ্ন ব্যবহার না করাই ভাল। কারন এতে এর প্রতি অবহেলা সৃষ্টি হয়।

ইমেইল বডিঃ(Email Body) ভিতরের মুল তথ্য উপস্থাপনের উপর নির্ভর করে পাঠক কি পুরো ইমেইল পড়বেন না কি পড়বেন না। পাঠক যেন পুরো ব্যপারটা বুঝতে পারেন তার ব্যবস্থাও প্রেরককেই করতে হয়। এর জন্য প্রাঞ্জল ভাষা ব্যবহার এবং যত কম শব্দে সংক্ষিপ্ত আকারে লেখা যায় ততই ভাল। অনেক সময় বিশাল লেখা দেখে পাঠক সেই ইমেইল পরে পড়বেন বলে টাস্ক মার্ক দিয়ে রেখে দিতে পারেন। সেক্ষেত্রে আপনার অনেক ক্ষতি হয়ে যেতে পারে।

ইমেইল পাঠানোর মুল উদ্দ্যেশ্য হচ্ছে পাঠক কে দিয়ে পড়িয়ে কাজ হাসিল করা। যদি ইমেইল হিজিবিজি টাইপের হয় তবে কেউই সেটা পড়তে চায় না। নিজে আগে চিন্তা করে দেখবেন কেন আপনি ইমেইল না পড়ে রেখে দেন। অনেক ব্যস্ততার মাঝে অগোছালো ইমেইল পড়ে কেউই সময় নষ্ট করতে চান না।

এটাচমেন্টঃ (attachment) ছবি, ফাইল, ডকুমেন্ট সহ অনেক কিছুই ইমেইল এটাচমেন্ট হিসেবে পাঠানোর প্রয়োজন পড়ে। তাই যখন কোন ফাইল বা ইমেজ এটাচমেন্ট হিসেবে পাঠানোর দরকার হবে তখন সেই ফাইলের রিলেটেড/সম্পর্কিত একটি নাম দেয়া যেতে পারে । এতে প্রাপক খুব সহজেই ফাইল সম্পর্কে বুঝতে পারেন। একটি ইমেইল কে যতটা সহজ করে উপস্থাপন করা যায় ততই সুবিধে।

এটা মনে রাখবেন যে এই ইমেইল আপনার নিজের জন্য একটি স্থায়ী ডকুমেন্ট হতে পারে।

 

 

ভিডিও দেখুন…