কিভাবে এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং নিয়ে কাজ করবেন?

মাইক্রোসফট এক্সেল এ কন্ডিশনাল ডাটা ফরমেটিং নিয়ে কাজ করতে অনেক সুবিধা। ধরুন আপনি একটি টাইমলাইন নিয়ে কাজ করছেন। নির্দিষ্ট তারিখে একেকটি ছোট ছোট কাজ সমাপ্ত হবে এবং সব শেষে পুরো কাজটি সমাপ্ত হবে। এক্ষেত্রে এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং অপশন  আপনার অনেক কাজে দেবে। আসুন জেনে নিই কিভাবে এই সহজ টুলস আপনি প্রয়োগ করতে পারেন।

এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং পরিচিতি-

যদি আপনি এখনো এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং না চিনে থাকেন তবে নিচের চিত্র আপনাকে সাহায্য করবে। এক্সেল চালু করার পর প্রথম যে ট্যাব থাকে তার নাম হোম। এখানেই একটু ডান দিকে গেলে নিচের চিত্রে ন্যায় কন্ডিশনাল ফরমেটিং(Conditional Formatting) নামে একটি নেভিগেশন পাবেন। তাতে ক্লিক করলেই নানান অপশন্স আছে। আপনি সব ক’টি নিয়ে কাজ করতে পারেন। কিন্তু আজ আমরা দেখাবো তারিখ নিয়ে কিভাবে কাজ করবেন সে সম্পর্কে।

কিভাবে কাজ করে এই এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং?

আপনি যে ডাটা নিয়ে কাজ করবেন তা সিলেক্ট করে নিন। পুরো এরিয়া কিংবা প্রয়োজনীয় সেলগুলো উপরের চিত্রের মত নির্বাচন করতে পারেন। তারপর যে অপশন নিয়ে কাজ করবেন তা হলো, A Date Occurring… যা ক্লিক করলে আপনি নিচের মত একটি পপআপ বক্স আসবে। তার থেকে সব কয়েকটি অপশন আপনি অনুশীলন করে দেখতে পারেন। আমি শুধু নেক্সট উইক বা পরের সপ্তাহের কন্ডিশনটি ফরমেট হিসেবে বাছাই করি।

যে সেল সমূহে তারিখ থাকবে সেগুলোর জন্যই এই কন্ডিশনটি কাজ করবে। ডিফল্ট কিছু কন্ডিশন দিতে পারেন। যেমন গ্রীন ফিল উইথ ডার্ক গ্রীন টেক্সট। এছাড়াও কাষ্টম ফরমেট থেকে নিজের মত করে কালার নির্বাচন করতে পারবেন।

এভাবে ফরমেট করার পর নির্বাচিত এলাকায় কেমন হলো তা যাচাইয়ে আমি কিছু ডাটা এন্ট্রি করি। নিচের তার সচিত্র বর্না দিচ্ছি।

ভাল করে লক্ষ্য করুন। যে যে সেল এ পরের সপ্তাহ হিসেবে তারিখ আছে সেগুলো সবুজ কালারের ফরমেট হয়ে আছে। এগুলো আমি কিছুই করিনি। আমি যখন লিখছি তখন ১লা অক্টোবর ছিলো। এজন্য পরের সপ্তাহ ক্যালকুলেশন করে তারিখ গুলোকে সবুজ করে দেখানো হবে। আগামী সপ্তাহে ১৫ই অক্টোবরের যে তারিখ আছে তা সবুজ হয়ে যাবে। এটি একটি অটোমেটিক পদ্ধতি।

যখন আপনি এই চার্টটি খুলবেন তখন আপনি দেখতে পারবেন আগামীকাল কিংবা আগামী সপ্তাহে আপনার কী কী কাজ করতে হবে। তার একটা আগাম প্রস্তুতি যদি লাগে তা এই চার্ট থেকেই নিতে পারবেন।

অনেকেই অনেক বড় চার্ট বা ডাটা নিয়ে কাজ করেন। তাঁদের এমন একটি এক্সেল কন্ডিশনাল ফরমেটিং প্রয়োজন হয় সবার আগেই। এছাড়াও বিভিন্ন ডাটা মান কিংবা ফলাফল, পাশ ফেইল বা নানান লিমিট নিয়ে কাজ করার সময় ও এই পদ্ধতি সাহায্য করবে। এর জন্য অন্যান্য যে কন্ডিশনাল অপশন আছে সেগুলো কাজে লাগবে।

 

আশাকরি আপনারা এই অপশন এর অনুশীলন চালিয়ে যাবেন। যদি কোথাও কোন কিছু জানার দরকার হয় তবে আমাকে জানাতে পারেন। আমাকে জানানোর জন্য ফেইসবুক ইনবক্স ব্যবহার করতে পারেন। কিংবা আমার যোগাযোগ পাতায় লিখতে পারেন।