790-x-90

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

email alert

এরকম হয়ত আপনার এর আগে কখনোই দরকার হয় নি যে, একটি ইমেইল ঠিক অন্য একটি পরিকল্পিত সময়ে পাঠানো লাগবে? মাঝেমধ্যে এরকম লাগতে পারে। এর উন্নত উদাহরণ হচ্ছে রিমাইন্ডার। কোন একটি কাজের বা মিটিং এর ভদ্রতা রিমাইন্ডার দিতে হয়। তা মিটিং শিডিউলিং এর সাথে সাথেই করে ফেললে ঝামেলা শেষ। শিডিউলিং পাঠালেন ক্যালেন্ডার থেকে। এবার আসুন রিমাইন্ডার ইমেইল পাঠাবেন। এই ক্ষেত্রে যেহেতু ক্যালেন্ডার ৩০ মিনিট আগে এলার্ট করবে পপআপ মেসেজে তাই রিমাইন্ডিং ইমেইল এক বা দুইঘন্টা আগে সেট করে দিন। আপনি দুটো কাজ করলেন একই সাথে, প্রাপকেরা পাবে ভিন্ন ভিন্ন সময়ে।

এছাড়াও হয়ত আপনার দরকার হবে এমন কিছু যে একটি নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিক নির্দিষ্ট সময়ে পাঠানো যেমন জন্মদিনের শুভেচ্ছা, দাওয়াত, কিংবা নিউজলেটার বা কোম্পানী তথ্য প্রেরন। এসব কাজে একটি নির্দিষ্ট কাজে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে যখনি আপনি কোন তথ্য পাঠাতে চাইবেন তা পাঠাতে পারবেন। এই দরকারি পদ্ধতি কাজে লাগাতে আপনার ভাল একটি আইডিয়া হয়ত আপনার অনেক কাজে এমন কিছু সুবিধা যোগ করবে যা অনেক কাজের।

তো এতক্ষনে আমি সম্ভবত আলোচ্য বিষয়ে কিছুটা ধারনা দিতে পেরেছি। যেহেতু বিষয়টা খুব বেশি পরিচিত নয় তাই এত বুঝিয়ে বলতে হচ্ছে।

কিভাবে আউটলুক এ ইমেইল সেটাপ করতে হয় তা আপনারা জানেন আশা করছি। আর যদি তা নাও জানেন কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয় তা নিশ্চয়ই জানেন।শুধু মাত্র ইমেইল পাঠাতে পারলেই আপনি এই পদ্ধতির ব্যবহার করতে পারবেন। স্বাভাবিক ইমেইল লেখার জন্য আপনি হয়ত সাধারন কিছু ইমেইল পোর্টাল ইউজ করেন। এবং সেখানে হয়ত এই ইমেইল শিডিউলিং আছে। কিন্তু আজ আমরা সেই সব নিয়ে লিখতে বসি নি। লিখছি শুধুমাত্র যারা আউটলুকে ইমেইল পাঠান তাদের জন্য। আপনি আউটলুক ব্যবহারকারী?

কার্যপ্রক্রিয়াঃ
এই কার্যপ্রক্রিয়া আসলেই অনেক বেশি সহজ আর সাদামাটা। তবুও হয়ত আপনি জানেন না তাই আমি ধারাবাহিক একটা ব্যাখ্যা দাঁড় করানোর চেষ্টা করছি।

প্রথম ধাপঃ একটি নতুন ইমেইল লিখার জন্য  ফাইল মেন্যুতে গিয়ে নিউ ইমেইল এ ক্লিক করুন। আপনি Ctrl + N কীবোর্ড শর্টকার্ট চেপেও একই কাজ করতে পারেন। আপনি চাইলে আরো বোঝার জন্য নিচের ছবিটা দেখুন।

কিভাবে ইমেইল লিখবেন

চিত্রঃ কিভাবে ইমেইল লিখা শুরু করবেন?

দ্বিতীয় ধাপঃ এবার আপনি যা কিছু দরকার লিখতে পারেন ইমেইলে লিখে আপনি যখন ঠিক করছেন পাঠাবেন তার আগেই আপনি যা করবেন তা হলো মেন্যু থেকে অপশন মেন্যু(চিত্রের ১ এর মত) তে ক্লিক করতে হবে। অপশন মেন্যু থেকে এবার আপনাকে ডিলে ডেলিভারি(Delay Delivery) মেন্যুতে ক্লিক করতে হবে। চিত্রে ২ নম্বর অপশন।

অপশন

তৃতীয় ধাপঃ এটাই আসলে শেষ ধাপ। এখানেই সেটিংসটা করতে হয়। এটা শুধু একটি মানে বর্তমান ইমেইলের জন্য সেট হবে। নিচের মত ৩নং অপশনে গেলেই যে সময়টা সেটাপ করে দেয়া হবে সেই সময়েই ইমেইল টি প্রাপকের কাছে পাঠানো হবে।এই সময়টা সেট করতে হবে, শুধুমাত্র ডু নট ডেলিভার বিফোর(Do not deliver before : time) এই জায়গায় সিলেক্ট করে দিন, সময় দিয়ে দিতে হবে।  এছাড়াও আপনি চাইলে ভোটিং এবং অন্যান্য অপশন ট্রাই দিতে পারেন। তবে সেগুলো এই কাজে জরুরী নয়।

email-delay-formএবার আপনি যদি এই উইন্ডো বন্ধ করে দেন তবে আপনার সেটিংস শেষ। এবার আপনি যদি ইমেইলটি পাঠান তখন এই ইমেইল প্রাপকের কাছে যাবে না। এই ইমেইল আপনার আউটলুকের আউট বক্সে জমা পড়ে থাকবে।  তখন আপনার কম্পিউটারটি যদি ঠিক ঐ নির্দিষ্ট সময়ে চালু অবস্থায় থাকে আর ইন্টারনেট কানেকশন থাকে তবে ১০০% নিশ্চিত যে ইমেইলটি অবশ্যই সেন্ড হবে। সেই সময়ে যা আপনি সেট করেছেন।

 

এই ইমেইল পদ্ধতি হয়ত আপনার খুব সামান্য কাজে লাগতে পারে। তবে ব্যক্তিগত ভাবে আমি এর অনেক ধরনের ব্যবহার রপ্ত করেছি। সত্যিই কাজের একটা অপশন। কিছু কাজ সময়মত করে রাখলেই হয়।

Save

মন্তব্য করুন

আপনার ই-মেইল এ্যাড্রেস প্রকাশিত হবে না। * চিহ্নিত বিষয়গুলো আবশ্যক।

ভেরিফাই করুন--- *